Le pôle Habitat et Inclusion sociale de la Direction Territoriale Ile-de-France se compose des unités suivantes :
L’unité SAVI (Service d’Accompagnement à Visée Inclusive) ouvert depuis 2005, est un foyer de jour, ouvert 210 jours par an, qui a pour mission l’accompagnement à la construction de projets d’insertion sociale et professionnelle d’adultes de plus de 20 ans avec déficiences intellectuelles et/ou troubles psychiques. Le SAVI est implanté dans le sud de l’Essonne (Etrechy et Auvers St Georges), et a ouvert récemment 8 places supplémentaires à Massy. Le SAVI accompagne actuellement 36 personnes.
L’unité SHVS (Service Hébergement et Vie Sociale) basée multi-sites, Etréchy (91) et Etampes (91), accueille des personnes en situation de handicap, défini comme « une limitation de l’activité conséquence d’une situation ou l’environnement ne permet pas à la personne d’évoluer selon son souhait à cause de sa déficience » (OMS). Depuis 2017, l’agrément de l’unité ouvre l’accompagnement à des personnes présentant tout type de handicap.
Le SHVS accompagne à l’année 94 personnes et se compose ainsi :
- d’un dispositif d’Insertion par le logement (IPL) qui accompagne 39 personnes en situation de handicap et propose des lieux de résidence et des modalités d’accompagnement individualisés depuis l’internat en foyer jusqu’au logement en ville.
- d’un Service Accompagnement et Vie Sociale (SAVS) qui a pour mission de contribuer à la réalisation du projet de vie de personnes adultes en situation de handicap (55 personnes actuellement suivies) par un accompagnement favorisant le maintien dans la vie sociale ou professionnelle et facilitant leur accès à l’ensemble des services de droits communs offerts par la collectivité.
- d’une résidence accueil de 22 places qui s’inscrit pleinement dans le projet du SHVS en s’adressant plus particulièrement aux personnes dont la situation d’isolement ou d’exclusion sociale, psychique, rend possible, à échéance prévisible, un accès à des logements ordinaires.
Missions : Rattaché(e) au Directeur de pôle, vous avez la charge de la gestion et de l’organisation administrative de la direction. Vous assistez le directeur de pôle et son équipe afin d’optimiser la gestion de leurs activités. Vous apportez une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Vous assurez également le secrétariat de l’unité SAVI et sa partie régie et serez en lien avec les services ressources de la direction générale.
A ce titre, vous assurez les activités suivantes :
Organisation de la vie professionnelle de la direction de pôle :
- Organisation de l’agenda, prise ou report des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rappel des informations importantes et transmission des messages.
- Organisation des déplacements, des réservations et de la logistique diverse.
- Participation et assurance de la coordination des secrétariats (standard téléphonique, gestion emploi du temps…).
Tenue du secrétariat et de la régie de l’unité SAVI :
- Renseignement des interlocuteurs (accueil physique et téléphonique) et relais si nécessaire auprès de l’interlocuteur compétent.
- Réception, filtre et transmission des messages téléphoniques et des courriers informatiques.
- Création, gestion et suivi des dossiers administratifs des personnes accueillis (tableaux de présence).
- Etablissement des contrats de séjour et des avenants de stage, des conventions d’hébergement des stagiaires et réalisation de l’ensemble des documents en lien avec leur formation ainsi que tous les documents en lien avec les organismes partenaires.
- Etablissement des conventions de partenariat.
- Gestion et suivi des admissions et des renouvellements (MDPH, aide sociale).
- Gestion de la régie de l’unité.
- Etablissement de la facturation, des frais de séjour, des repas des personnes accueillis et suivi des règlements.
- Suivi des mandats et titre de régie des dépenses et recettes.
Suivi des projets et activités de la direction de pôle :
- Coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers.
- Renseignement et mise à jour des divers tableaux de suivi des activités de la direction.
- Regroupement des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs.
- Contribution à la fluidité et au partage de l’information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives parfois confidentielles auprès du personnel.
Organisation, animation et planification des réunions :
- Organisation de la logistique de réunions ou d’évènements.
- Rédaction des ordres du jour en concertation avec la direction de pôle.
- Prise de notes lors des réunions et rédaction des comptes rendus des réunions.
Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique :
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers.
- Réalisation de la saisie de documents de formes et contenus divers (rapports d’activités, présentations diverses…).
- Préparation à la rédaction de courriers, de notes…
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers.
Participation à la gestion administrative du personnel :
- Suivi des plannings, des différents types de congés et autorisations d’absences.
- Participation, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies…).
- Participation, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d’emplois de son unité et assurer les réponses aux candidats.
- Participation en lien avec la DRH, à l’organisation et à la gestion administrative des formations
- Participation à l’organisation des déplacements du personnel et à l’accueil des nouveaux collaborateurs.
Implication dans la vie et le projet de la Direction :
- Participation aux réunions institutionnelles et organisationnelles et aux temps forts de la direction ou de ses unités (projets, portes ouvertes…).
- Représentation de l’établissement sur le territoire et contribution au développement de la communication, port et valorisation de l’image de l’EPNAK.
Profil : Titulaire d’un diplôme de niveau 5 minimum dans le secteur administratif (de type BTS assistant manager…), vous possédez une expérience significative en gestion administrative et ressources humaines. Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur…).
Vous avez de la rigueur, le sens de l’organisation et un esprit de synthèse. Vous savez et souhaitez travailler en équipe. Vous disposez d’un sens relationnel et de capacité d’écoute. Vous faites preuve d’intégrité, de disponibilité et de discrétion professionnelle.
