Missions : Directement rattaché(e) à la Directrice Adjointe Normandie, l’assistant(e) de gestion/RH a la charge de l’organisation administrative de sa direction et est en charge des opérations budgétaires de dépenses et de recettes des unités qui lui sont confiées. Il /elle participe au suivi budgétaire en collaboration avec le Responsable Financier Territorial et a une fonction de régisseur en lien avec l’agence comptable. Il/Elle apporte une aide permanente en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.

A ce titre, ses activités sont les suivantes :

Gestion :

• Participer à l’élaboration de tableaux de bord et documents divers de suivi budgétaire.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des procédures financières.
• Participer à la politique d’achat de l’établissement, à l’analyse des offres, au choix et à l’évaluation des fournisseurs.
• Assurer un suivi des conventions, contrats, marchés publics…
• Suivre des enveloppes budgétaires et faire des retours aux directions d’unité.
• Participer aux opérations de fin d’année.
• Engager les dépenses et/ou émettre les bons de commandes dans la limite des crédits budgétaires et définir l’imputation comptable.
• Réceptionner les factures dématérialisées, contrôler et vérifier le service fait.
• Liquider les factures, mandater et joindre les pièces justificatives conformes.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, les relances et les litiges éventuels.
• Emettre les factures des prestations de services fournies par l’ESRP (AGP, Repas sur les antennes etc…)
• Emettre les titres de recettes : imputer et joindre les pièces justificatives conformes.
• Suivre les retours de l’agence comptable, gérer les différés, rejets et ré-imputations.
• Assurer le suivi des régies de dépenses et recettes dans le respect des consignes règlementaires et des arrêtés de régies.

RH :

• Organiser l’agenda, prendre les rendez-vous en fonction des priorités.
• Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
• Organiser les déplacements, les réservations et la logistique diverse.
• Recevoir, collecter et traiter l’information pour en assurer la transmission.
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent.
• Assurer la coordination en toute autonomie de projets et/ou dossiers.
• Renseigner et mettre à jour les divers tableaux de suivi des activités de sa direction.
• Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs.
• Contribuer à la fluidité et au partage de l’information, en assurant la diffusion des informations institutionnelles et administratives parfois confidentielles auprès du personnel de la direction.
• Rédiger les ordres du jour en concertation avec la directrice.
• Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapports d’activités, présentations diverses…).
• Effectuer le suivi des plannings, des différents types de congés et autorisations d’absences, via le logiciel OCTIME.
• Participer, en lien avec la DRH, à la gestion administrative du personnel (demande et suivi de contrats, gestion des absences, déclaration accident de travail, visite médicale, variables de paies…).
• Participer, en lien avec la DRH à la rédaction et à la diffusion des offres d’emplois de son unité et assurer les réponses aux candidats.
• Participer en lien avec la DRH, à l’organisation et à la gestion administrative des formations.
• Participer à l’organisation des déplacements du personnel et organiser l’accueil des nouveaux collaborateurs.

Profil : Titulaire d’un diplôme du secteur RH/gestion de niveau 5 minimum (Bac +2), vous possédez une expérience significative en gestion/ressources humaines. Vous avez une bonne connaissance des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur…) et des règles de la comptabilité publique.

Vous êtes proactif, force de proposition, possédez de la rigueur, le sens de l’organisation et un esprit de synthèse. Vous savez et souhaitez travailler en équipe. Vous disposez d’un sens relationnel et de capacité d’écoute. Vous faites preuve d’intégrité, de disponibilité, d’adaptabilité et de discrétion professionnelle.